دپارتمان معماری سازمانی

مقدمه

روزگاری قدرت ها بر اساس زور بازو، افراد قبیله، املاک و فناوری تقسیم می شد؛ اما در عصر جدید و با وجود تحولات عظیم! در حوزه فناوری اطلاعات و ارتباطات کلمه عصر اطلاعات و ارتباطات  تبدیل به یک کلید واژه برای عموم مرده  شد.

اما فعالان آینده پژوهی و برنامه ریزی سازمانی می دانند که ! انسان از عصر اطلاعات و ارتباطات درحال عبور است و وارد فاز جدیدی می شود. مشخصه این دوران سرعت و پیش دستی است؛ به این معنی که افراد و سازمان­ هایی موفق خواهند بود !که در آنچه قرار است به زودی به جامعه عرضه شود پیش دستی کنند و زودتر از دیگران این امکانات را فراهم آورند.

همه می دانیم بسیاری مشاغل بودند که دیگر رونقی ندارند و یا نفس های آخر خود را می کشند! مثلا رایت و تکثیر CD و همچنین نامه رسانی پست، و یا حتی مشاغل پرکاربدی چون حسابداری جای خود را به رایانه ها داده اند. بدیهی است که فردا و پس فردا شاهد فروپاشی ابهت و بازار داغ بسیاری از مشاغل امروزی خواهیم بود! و مسلما کسانی موفق خواهند بود که ,اولین ابداع کنندگان روش های نوین در ارائه خدمات و فورش کالا به مردم باشند.

از این رو اغلب مشاغلی که تا کنون توسط افراد متخصص انجام می شد !کم کم تبدیل به سامانه های هوش مصنوعی خواهد شد ،و حتی متخصصین نیز دیگر بازارگرمی نخواهند کرد.

یکی از تخصصی ترین و مشاغل امروزی (که مورد بحث ماست!) تهیه اسناد تجاری و تحلیل، آینده کسب و کار خواهد بود؛ که در ادامه به بررسی آن می پردازیم.

وضع موجود

افراد و سازمانهای زیادی در حوزه های تخصصی خود مشغول فعالیت هستند! اما برای اخذ تسهیلات و برخی مجوز ها و همچنین عقد قرارداد ها مجبورند ،اسنادی تهیه کنند! و برنامه آینده و جایگاه آینده خود را مشخص نمایند ، به بیان ساده تر سازمان متبوع خود را قانع سازند !که با توجه به شرایط موجود و برنامه ریزی انجام شده در آینده ای مشخص به اهداف تعین شده دست خواهند یافت. و البته نکته قابل تامل اینجاست که ؛ تهیه این اسناد طبق استانداردهای خاص سازمان متبوع و مبانی علم مدیریت و برنامه ریزی استراتژیک باید انجام گیرد؛ که بدیهی است صاحبان سرمایه، کارآفرینان، مخترعین، فعالان اقتصادی و حتی افراد متخصص در زمینه های مختلف این تخصص “برنامه ریزی استراتژیک” را ندارند و مجبورند از متخصصین این حوزه کمک بگیرند، یا به زبان تجاری “خدمات مشاوره­ معماری سازمانی خریداری نمایند.

درحال حاظر این تعامل در قالب نوشتن طرح های توجیهی ، پروپوزال نویسی و … بصورت دستی !(و کمک موردی از برخی نرم افزارها) انجام می گیرد و معمولا مشاورین و مشتریان !به طور رودررو و یک به یک با یکدیگر ارتباط برقرار کرده و تبادل ،خدمات مشاوره ای صورت می گیرد.

توضیح اینکه استفاده از ابزار ارتباطی مانند تلفن و سایت های معرفی نیز در این زمان از ملزومات حداقلی کسب و کار است و در نوع خود مشمول ارتباط متقابل است، البته با ابزار ارتباطی آنلاین. اما منظور ما از “ساامکا” عملیات و ارتباطی بسیار فراتر از این ابزار است که به تدریج توضیح داده خواهد شد.

با برخی از نمونه فعالیت های ما آشنا شوید.

تنوع خدمات تدوین اسناد کسب وکار  “ساامکا”

ساامکا خدمات تدوین و تهیه انواع اسناد مورد نیاز در کسب و کار (اسناد معماری سازمانی) را به مشتریان خود ارائه می­ نماید، و ایشان را راهنمایی می­ کند تا برنامه ­ریزی و تحلیل درستی درمورد پروژه ­های خود داشته باشند. این اسناد در قالب­های زیر می­ باشد:

طرح امکان سنجی (طرح توجیهی) (Feasibility Study-FS)

“طرح امکان سنجي” يک سند استراتژیک است ،که هر پروژه را (بیشتر) از دو جنبه اقتصادي و فني مورد بررسي قرار مي دهد! و ميزان سودآوري و قابل اجرا بودن پروژه را اندازه گيري مي کند. طرح امکان سنجي سناريوهاي جايگزين طرح را نيز معرفي مي کند و نهايتا به ٢ سؤال اساسي پاسخ مي گويد:

آیا (باچه شرایطی) این پروژه به نتیجه می رسد؟

آیا (چقدر) این پروژه سودآور هست؟

طرح توجیهی در مراحل ابتدايي ايجاد پروژه تهيه مي شود و چندين سناريوي اجراي پروژه را بررسي مي کند و توضیح می­دهد که اگر شرایط مختلف محیطی (مانند تغیرات قانونی و شرایط اقتصادی و …) پیش بیاید چه اتفاقی می­افتد، و پرژه به چه سمتی باید هدایت شود.

طرح-کسب-وکار

طرح کسب و کار Business plan-BP))

طرح کسب و کار سند راهبری، برای برنامه ریزی و مدیریت استراتژیکِ یک پروژه یا یک سازمان است؛ که نقشه راه و چراغ هدایت پیشبرد اهداف بلند مدت و کوتاه مدت پروژه یا سازمان می باشد. BP همواره در طول پروژه با توجه به تغیرات محیطی و شرایط جدید تغيير کرده و بروز رساني مي شود و فقط يک سناريو را بررسي مي کند.

اجزاي طرح کسب وکار استاندارد به شرح زیر است:

خلاصه مدیریتی

توصيف کسب و کار و استراتژي

تيم مديريت و سازماندهي

تحليل بازار و رقبا

توصیف و تحلیل خدمت يا محصول

اهداف و راهبردهای استراتژیک بازاريابي و فروش

پیش بینی و تجزيه تحليل مالي

ضمائم

درخواست کالا یا خدمات ( Request for Proposal- RFP)

RFP فرمت و شکل خاصی از اسناد استاندارد است که براي خريداري خدمات به صورت رسمي توسط سازمان تهيه مي شود، و به فروشندگان کالا یا خدمات مورد نظر ارائه مي شود. تا سازمان پيشنهاد ها و راه حل هاي مختلفي را براي يک موضوع واحد در اختيار داشته باشد؛ و با دقت بيشتري به بررسي آن بپردازد. این سند اولیھ پس از پايان مذاکرات و توافقات ممکن است به عنوان بخشي از اسناد قرارداد مورد استفاده قرار گيرد.

درخواست مشابهي به نام RFQ نيز وجود دارد !که در آن خريدار عملا از تامين کنندگان دعوت به عمل مي آورد، تا قيمت پيشنهادي خود را طبق درخواست کارفرما (خریدار) ارائه دهند.

البته در RFQ که مخفف Request For quotation  است! جزئييات بيشتري از قيمت پيشنهادي شامل نحوه پرداخت،نقد يا طي حواله اسناد بانکي، مدت تسويه و … نيز ارائه مي شود. آنچه که امروزه با نام “اسناد مناقصه ارائه” می شود و شرایط کالا یا خدمات و همچنین شرایط شرکت کننده در مناقصه (فروشنده) را اعلام می کند از این نوع است.

 

پاسخ به مناقصه و پروپوزال Proposal 

پس از ارائه RFP  يا RFQ شرکت درخواست کننده کالا يا خدمات مي تواند از شرکت تامين کننده درخواست يک RFI که درخواستي براي اطلاعات است بکند تا با شيوه کاري آنها، ويژگي­ هاي محصول شرايط پرداخت، شرايط پياده سازي و… آشنا شود.

RFI  که مخفف Request For Information  مي­باشد !توسط تامين کننده ( فروشنده) ارائه مي­شود. البته اغلب سازمان­های مناقصه گذار فرمت خاصی را برای پاسخ ارائه می­ نمایند که در قالب اسناد مناقصه ارائه می شود تا داوری بر روی پاسخ ها آسانتر شود. و تامین کننده (فروشنده) باید پاسخ خود را در همین فرم­ ها نوشته و طبق مقررات خاص به کارفرما ارائه نماید.

با توجه به اینکه طرح های پژوهشی نوعی ارائه راه حل برای انجام پروژه ها است و در بسیاری از موارد موضوع تحقیق، بر اساس فهرست اولویت­ های پژوهشی و یا استعلام های رسمی موسسات و دانشگاه­ ها انتخاب و تدوین می ­شود؛ عنوان پروپوزال !عملا برای طرح­ های پژوهشی دانشگاهی و… استفاده می شود.

 

وقتی با اندکی مشاوره و آموزش مدیران باعث می شدیم که بسیاری از کسب و کارها از بن بست نجات پیدا کنند؛ آرزو می کردیم که هر مدیری دانش لازم برای کسب و کار خود را داشته باشد؛ از اینرو مصمم شدیم بجای ارائه مشاوره به تعداد محدودی از مخاطبین، سفره علم مدیریت کسب وکار را برای همه بگستریم و حاصل این آرزو، اراده و تلاش ما شد “ساامکا”

 

کد گواهی

سفارشات

کلیه حقوق مادی و معنوی این سایت متعلق به موسسه تمدن نوین اسلامی می باشد.

X